5 KỸ NĂNG QUAN TRỌNG CỦA MỘT INSTRUCTIONAL DESIGNER
5 KỸ NĂNG QUAN TRỌNG CỦA MỘT INSTRUCTIONAL DESIGNER
Lần đầu tiên mình thấy một job post tuyển Instructional Designer, mình đã google ngay: Instructional Designer là gì?
Kết quả hiện ra nào là ADDIE model, nào là Bloom’s Taxonomy, rồi thì Articulate Storyline, SCORM...😨 Mình nhìn bảng thuật ngữ dài ngoằng và tự hỏi:
“Ủa, vậy cuối cùng mình phải giỏi cái gì để làm nghề này?”🤔
Sau vài năm lăn lộn – từ những lần viết storyboard bị client chê “khó hiểu”, đến lúc ngồi hàng giờ đồng hồ nghe chuyên gia kể chuyện mà chẳng biết phải lấy thông tin gì – mình dần hiểu ra một điều:
Điều khó ở nghề Instructional Design là: nhìn bề ngoài thì có vẻ chỉ cần biết ‘thiết kế nội dung học’, nhưng thực ra bên trong là cả một hệ thống kỹ năng mà nếu thiếu mắt xích nào, bạn cũng dễ bị “gãy job”.
Như một trang nhật ký trong nghề ID, mình sẽ chia sẻ lại 5 kỹ năng quan trọng nhất mà mình tin rằng bất kỳ ai mới bước vào nghề cũng cần nắm vững, những kỹ năng không dùng để “làm màu”, mà để "làm được việc".😉
1. Kỹ năng phân tích nhu cầu học tập: Đừng vội “lao vào làm” khi chưa rõ mình đang giải quyết vấn đề gì
Lúc mới vào nghề, mình rất háo hức mỗi khi nhận được yêu cầu thiết kế khóa học. Khách hàng gửi brief, mình liền bật máy lên: mở Google Docs, mở Canva, bắt đầu dựng slide ngay – vì sợ trễ deadline, sợ “làm chậm”.
Nhưng rồi sau vài dự án, mình phát hiện một sự thật đau lòng:
Mình làm ra một sản phẩm trông rất chỉn chu, nhưng… học viên không thấy hữu ích, còn khách hàng thì lấn cấn vì “không đúng trọng tâm”.
Sau này mình mới nhận ra mình đã bỏ qua một bước - một kỹ năng quan trọng bậc nhất: phân tích nhu cầu học tập (Learning Needs Analysis).
Vì sao phải phân tích nhu cầu học tập trước khi làm?
Bởi vì không phải lúc nào khách hàng cũng biết rõ họ đang cần gì. Cái này ai mà làm freelance thì quá thấm luôn rồi, hehe😅. Có khi họ chỉ nói:
“Làm giúp tôi một khóa học cho nhân viên mới về kỹ năng giao tiếp.”
Nhưng “giao tiếp” ở đây là gì? Giao tiếp qua email, qua điện thoại, hay trực tiếp với khách hàng khó tính?
Giao tiếp không tốt dẫn đến hậu quả gì? Học xong thì họ cần làm được điều gì?
Nếu không hỏi rõ, mình rất dễ bị cuốn vào việc “nhồi kiến thức” theo cảm tính, đưa vào khóa học càng nhiều kiến thức càng tốt thay vì giải quyết đúng vấn đề cốt lõi.
Phân tích nhu cầu học tập bắt đầu từ việc hỏi đúng câu hỏi
Mình thường bắt đầu với một vài câu hỏi đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả:
- Vấn đề hiện tại là gì? (hiệu suất, thái độ, kiến thức…)
- Ai là người học? Họ đã biết gì và chưa biết gì?
- Mục tiêu về sự thay đổi hành vi sau khi học là gì?
- Có yếu tố ngoài đào tạo nào đang ảnh hưởng đến vấn đề không?, v.v...
Đây cũng là lúc mình “ngồi lại” với khách hàng, với SMEs (chuyên gia nội dung), để hiểu rõ gốc rễ của vấn đề chứ không chỉ nghe trên “bề mặt mong muốn”.
Một ví dụ thực tế mình từng gặp
Khách hàng bảo mình làm khóa học eLearning về chủ đề “Kỹ năng bán hàng qua điện thoại” vì doanh số không đạt. Nhưng khi mình hỏi kỹ, thì hóa ra:
- Nhân viên đã được học quy trình rồi
- Vấn đề nằm ở… thiếu động lực và thiếu phản hồi kịp thời từ cấp trên
Và đó không phải vấn đề có thể giải quyết bằng eLearning, hoặc ít nhất là không phải theo cách truyền thống.
Kết quả là mình gợi ý làm một tài liệu gọn nhẹ tổng hợp các kỹ năng + kết hợp coaching nội bộ. Khách hàng vui vì tiết kiệm chi phí do không bị đầu tư sai hướng, còn mình thì học được một bài học lớn:
Không phải lúc nào cũng cần một khóa học. Mà đôi khi, một cuộc phân tích kỹ là đủ để giải quyết vấn đề và tránh lãng phí. Giải quyết được vấn đề là đã tốt nhưng giải quyết được mà còn tiết kiệm chi phí thì quá là "amazing, good job!"😆
2. Kỹ năng thiết kế nội dung học tập: Khi "cái tôi biết" và "sắp xếp sao cho người ta học được" là hai chuyện rất khác nhau
Sau khi phân tích nhu cầu xong, bạn có thể sẽ được SME (chuyên gia nội dung) gửi cho một đống tài liệu. Có lần mình nhận được file PowerPoint 78 trang, chưa kể thêm vài chục trang hướng dẫn quy trình, mô tả sản phẩm, bảng biểu các loại.
SME nói:
“Anh gửi em đủ rồi đó, em cứ làm theo nội dung này nha.”
Nhưng cái đống đó nó không phải là khóa học. Nó chỉ là nguyên liệu thô. Và mình – với tư cách một Instructional Designer – phải là người “nấu” lại thành món ăn dễ nuốt.
Instructional Design không phải là “nhét kiến thức vào slide”
Mình từng nghĩ và đã từng phạm sai lầm mà mình thấy cực kỳ phổ biến đó là: thiết kế khóa học là gom hết kiến thức quan trọng lại, chia theo chương, làm slide đẹp, thêm vài câu hỏi trắc nghiệm – vậy là xong. Nhưng khi học viên bảo:
“Em học xong nhưng vẫn không biết phải làm gì khi gặp khách khó tính…”.
Mình mới hiểu: thiết kế học tập không phải là sắp xếp nội dung cho thật đẹp, mà là thiết kế hành trình giúp người học làm được điều gì đó cụ thể.
Một vài nguyên tắc nền tảng mình hay dùng:
- Bắt đầu từ mục tiêu hành vi: Học xong, người học sẽ làm được gì? Không rõ cái này thì thiết kế dễ bị lan man và đem vứt sọt rác luôn.😟
- Ứng dụng Bloom’s Taxonomy: Để xác định mức độ tư duy – ghi nhớ, hiểu, áp dụng, phân tích… từ đó viết mục tiêu học tập và chọn phương pháp phù hợp.
- Chia nhỏ kiến thức thành "miếng dễ tiêu": Một chương trình dài 1 tiếng, mình thường chia thành nhiều đoạn nhỏ 5–7 phút, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính. Tuy nhiên, đây không phải luôn là công thức chung cho mọi trường hợp.
Kinh nghiệm cá nhân: Gỡ rối một lần "quá tải nội dung"
Có lần mình làm một khóa học cho nhân viên chăm sóc khách hàng, ban đầu nội dung dài tới hơn 90 phút, đủ các loại kỹ năng từ nghe – hỏi – xử lý tình huống – dùng CRM.
Mình đã:
- Gom nhóm các nội dung liên quan vào cùng một “chủ đề hành vi”
- Cắt giảm những phần lý thuyết nặng nề, thay bằng ví dụ ngắn hoặc tình huống thực tế
- Tách khóa học thành 3 module nhỏ, mỗi module giải quyết một vấn đề cụ thể
Kết quả là học viên không còn kêu “dài quá không theo nổi”, mà còn chủ động hỏi thêm case thực tế để luyện tập.
Instructional Design là kỹ năng vừa logic vừa sáng tạo. Nó không phải là làm giáo án, cũng không phải là “vẽ slide” – mà là thiết kế nên trải nghiệm học tập có chủ đích, giúp người học đi từ điểm A đến điểm B một cách hiệu quả nhất.
3. Kỹ năng viết kịch bản học tập hấp dẫn: Làm sao để bài học nói... như người thật đang nói?
Sau khi đã phân tích nhu cầu và thiết kế được khung nội dung, đến lúc bạn cần viết script – tức là lời thoại, lời dẫn, tình huống, ví dụ, mô tả hình ảnh… tùy theo hình thức học liệu bạn chọn: video, bài đọc, podcast, animation,...
Và đây là lúc dễ… “tụt mood” nhất.
Vì sao? Vì bạn sẽ nhận ra một điều khá là đau đầu:
Những gì SME cung cấp thường “viết để đọc”, còn bạn thì phải "viết để nghe", và để học viên cảm thấy tự nhiên, gần gũi.
Script không phải là bài văn – càng không phải là “giáo án có giọng đọc”
Mình từng viết kịch bản theo kiểu:
“Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng xử lý tình huống trong chăm sóc khách hàng. Kỹ năng này giúp nhân viên…”
Đọc lại, mình cũng thấy... buồn ngủ và rất chi là "robot đọc script" luôn😅.
Sau vài lần bị phản hồi “giọng đều đều, không có cảm xúc”, mình mới hiểu: script tốt là script khiến người học cảm thấy như đang được ai đó trò chuyện, không phải được thuyết trình.
Mẹo cá nhân để viết script tự nhiên hơn
- Đọc to khi viết: Nếu bạn đọc mà cảm thấy như một con robot, gượng gạo, thì người nghe cũng sẽ thấy “gợn”. Mình hay quay video trong lúc mình đọc script rồi xem lại, bạn thử đi, nhiều khi coi thấy bao hài hước luôn🤪.
- Viết như nói: Dùng từ ngắn, câu đơn, mệnh đề rõ ràng. Ví dụ: thay vì “Nhân viên cần lưu ý tới cách đặt câu hỏi phù hợp ngữ cảnh”, hãy thử “Bạn cần hỏi đúng cách – đúng lúc – đúng người”.
- Luôn gắn với tình huống cụ thể: Thay vì nói “kỹ năng xử lý phản đối là rất quan trọng”, hãy bắt đầu bằng một tình huống thực tế:
“Khách nói: ‘Sao đắt quá vậy?’ Bạn sẽ phản ứng như thế nào?”
Một ví dụ bạn có thể tham khảo
Voice over mở đầu video:
“Bạn có bao giờ gặp tình huống mà khách hàng gọi điện đến, giọng bực tức, và bạn… chưa biết phải mở lời thế nào. Trong video này, mình sẽ giúp bạn có 3 cách mở đầu giúp ‘hạ nhiệt’ tình huống chỉ trong 10 giây đầu tiên.”
Cách viết này giúp học viên nghe thấy hình ảnh của chính họ trong đó, từ đó họ sẽ đồng cảm và dễ tiếp nhận kiến thức hơn.
Ghi nhớ: “Giọng” của kịch bản chính là “trải nghiệm học”
Script không chỉ là lời thoại – mà là linh hồn của học liệu. Một lời dẫn không tốt có thể khiến video xịn xò trở nên nhàm chán, còn một đoạn thoại hay có thể nâng tầm cả trải nghiệm học tập.
Và mình tin: viết script hay là một kỹ năng cần luyện đều, không ai giỏi ngay từ đầu – nhưng nếu đã là kỹ năng thì mình tin rằng ai cũng có thể giỏi dần được.💪
4. Kỹ năng làm việc với chuyên gia nội dung (SMEs): Khi bạn là người “dịch ngôn ngữ chuyên môn” sang trải nghiệm học
Một điều mà mình ước gì có ai nói cho mình sớm:
Làm Instructional Designer không phải chỉ làm việc với nội dung – mà là làm việc với người nắm nội dung.
Những người đó – gọi là SMEs (Subject Matter Experts) – thường rất giỏi trong lĩnh vực chuyên môn của họ: bán hàng, kỹ thuật, nhân sự, luật… nhưng không phải ai cũng quen với cách nghĩ của dân đào tạo và truyền đạt có tính sư phạm. Và bạn – người làm ID – sẽ là người cầu nối giữa hai thế giới. "Cầu nối" này thực sự rất quan trọng, để dễ hiểu thì bạn hãy nhớ lại: "Có khi nào bạn đã từng gặp một người cực kỳ giỏi nhưng khi hướng dẫn bạn thì bạn chẳng hiểu gì hay chưa?"🙃
Thách thức lớn nhất khi làm việc với SMEs là… không ai giống ai
- Có SME rất nhiệt tình, gửi bạn 100 slide – nhưng lan man và khó tóm ý.
- Có SME rất bận, chỉ trả lời đúng 3 dòng mail – bạn phải tự “bò” mà hiểu.
- Có SME nói rất hay, nhưng bảo viết ra thì... "tụt mood" liền.
Hồi mới làm, mình từng cảm thấy “căng thẳng nhẹ” vì cứ nghĩ mình phải phục vụ SME. Nhưng rồi mình nhận ra:
Vai trò của mình là đồng thiết kế, là người gạn lọc, tổ chức và chuyển hóa thông tin thành trải nghiệm học – không phải chỉ là “copy nội dung rồi trình bày lại đẹp hơn”.
Làm sao để làm việc hiệu quả với SMEs? Đây là vài điều mình học được:
- Đặt đúng câu hỏi, đúng lúc: SMEs thường không có nhiều thời gian. Mình chuẩn bị kỹ trước buổi họp, chỉ hỏi những gì thật sự cần – và hỏi theo hướng hành vi:
“Trong tình huống A, anh/chị mong nhân viên sẽ phản ứng thế nào?”. “Lỗi phổ biến học viên hay mắc là gì?”. “Nếu chỉ được nhớ 3 điều sau khóa học, thì đó là gì?”
- Tóm tắt lại bằng “ngôn ngữ học tập”: Sau khi nghe, mình thường paraphrase lại để kiểm tra xem hiểu đúng chưa. Ví dụ:
“Vậy nếu hiểu đúng thì ý anh là: học viên cần biết cách kiểm tra hợp đồng theo 3 bước chính, và bước 2 thường bị bỏ sót, đúng không ạ?”
- Làm rõ vai trò: Mình thường mở đầu bằng cách nhẹ nhàng “set khung” để cả đôi bên đều hiểu rõ role của nhau:
“Em sẽ là người giúp sắp xếp nội dung sao cho dễ học nhất, còn anh/chị là người giúp đảm bảo nội dung đúng và đủ – mình phối hợp để ra được sản phẩm chất lượng nhất.”
- Có một mẹo mà mình luôn dùng khi họp với SMEs, đó là: xin ghi âm lại cuộc trò chuyện. Nếu chỉ nghe nói, mặc dù mình có note lại ý chính nhưng xác suất cao vẫn sẽ bỏ sót thông tin quan trọng. Ghi âm và nghe lại là một cách tuyệt vời để bạn hiểu đúng ý của SMEs muốn truyền tải.
Một chút chia sẻ thật: Có lần mình “fail” vì ngại hỏi lại
Lúc đó mình nghe SME nói khá nhanh về một quy trình kỹ thuật, mình chỉ kịp ghi sơ và... đoán phần còn lại😰. Kết quả là thiết kế bị sai một bước quan trọng. SME thì không vui, còn mình thì mất một buổi để sửa lại toàn bộ storyboard.
Từ đó, mình luôn nhắc bản thân:
“Hiểu rõ ngay từ đầu thì làm nhanh về sau. Hỏi kỹ chưa bao giờ là một điều đáng ngại.”
Làm việc với SMEs là một nghệ thuật – vì đây là làm việc trực tiếp giữa con người với nhau nên vừa cần tinh tế, vừa cần vững chuyên môn. Nhưng một khi bạn làm tốt phần này, bạn sẽ đỡ khổ rất nhiều ở các bước sau. Ráng nha, mình cũng sợ các SME khó tính lắm😂.
5. Kỹ năng sử dụng công cụ thiết kế học liệu: Không cần biết hết, nhưng cần biết cái gì là “vũ khí chính” của mình
Hồi mới tìm hiểu về Instructional Design, mình từng nghĩ: chắc phải giỏi các phần mềm “xịn xò” như: Articulate Storyline, Adobe Captivate hay dựng 3D thì mới làm được nghề này.
Nhưng khi đi làm thật, nhất là trong môi trường ở Việt Nam – nơi nhiều dự án cần triển khai nhanh, tiết kiệm và dễ chia sẻ – mình mới hiểu:
Không cần tool đắt tiền hay quá phức tạp. Quan trọng là bạn biết chọn một combo phù hợp với bối cảnh và dùng nó một cách linh hoạt.
Đây là combo mình đang dùng và thấy “ăn điểm” trong rất nhiều dự án
1. Canva + PowerPoint – Thiết kế slide & storyboard
- Canva thì tiện về template đẹp, hình minh họa phong phú, element thì kéo thả bao nhanh luôn rồi. PowerPoint thì dễ tinh chỉnh hiệu ứng, chỉnh sửa offline và phổ biến nên dễ phối hợp nhóm. Mình hay dựng storyboard và làm visual bằng bộ đôi này – nhanh, gọn, đẹp.
- Ngoài ra, PowerPoint 365 còn có thể cho phép quay lại bài giảng bằng cách chèn "Cameo", ghi đè bài giảng khi nói sai, xuất video bài giảng. Cái này thì PowerPoint hiện tại vẫn là trùm, Canva không làm mạnh bằng được.
2. Genially – Làm slide tương tác, mô phỏng, quiz trực tiếp trong bài học
Với những khóa học cần thiết kế slide với yếu tố tương tác cao (nhấp vào – chọn lựa – kéo thả – mô phỏng tình huống), Genially là “vũ khí lợi hại”. Giao diện đẹp, có sẵn template tương tác, lại dễ chia sẻ qua link hoặc nhúng vào hệ thống LMS. Mình chọn Genially vì nó rẻ hơn rất nhiều so với Articulate mà vẫn đáp ứng tốt nhu cầu.
3. Canva + Photoshop – Thiết kế worksheet, checklist, hình ảnh kèm tài liệu
Có những lúc cần chỉnh ảnh chi tiết hơn hoặc tạo bản in chuẩn chỉn, mình sẽ kết hợp Photoshop. Còn Canva thì đủ sức xử lý 80% các loại tài liệu học tập: worksheet, infographics, template... Đa số là mình dùng Canva, khi nào Canva không cân nổi nữa thì mình mới chuyển sang Photoshop.
4. Quizizz hoặc Google Forms – Thiết kế quiz tương tác
- Google Forms thì đơn giản, miễn phí, dễ thu thập kết quả và triển khai nhanh.
- Quizizz thì có giao diện thân thiện, báo cáo học tập chi tiết, có cả app trên điện thoạt, nhiều người học phản hồi là “vui như chơi game” – phù hợp với các khóa học cần truyền động lực cao cho người học và phân tích dữ liệu học chuyên sâu.
5. Bandicam + CapCut PC – Quay màn hình và dựng video
- Bandicam giúp mình quay thao tác thực hành trên máy tính (ví dụ: thao tác trên phần mềm, quy trình kỹ thuật). Toàn bộ video trên website Giao Dịch Thuật Toán (giaodichthuattoan.com) mình quay bằng Bandicam vì nó hỗ trợ Intel QuickSync nên quay được 60FPS rất mượt. Một điểm rất hay nữa là dung lượng file do Bandicam xuất ra nhẹ hơn nhiều so với các phần mềm khác - giúp mình tiết kiệm chi phí hosting.
- Sau đó mình đưa source video vào CapCut PC để thêm nhạc nền, lồng tiếng, thêm phụ đề, text, sound effect – như vây là đã đủ đẹp để dùng trong eLearning hoặc video chia sẻ nội bộ.
6. Google Classroom hoặc WordPress – Xây hệ thống học online (LMS)
- Google Classroom thì phù hợp với lớp học nhỏ, quản lý đơn giản, dễ sử dụng và miễn phí.
- Với các khóa học bán tự động hoặc tự động hóa 100%, muốn thương mại hóa, hoặc có yếu tố branding, mình sẽ dùng WordPress và cài plugin LMS (Tutor LMS, LearnDash) – vừa chủ động (không phụ thuộc vào các nền tảng eLEarning), vừa dễ nâng cấp mà chi phí lại rẻ nữa.
Tại sao mình chọn combo này?
- Phù hợp với nhu cầu thực tế ở Việt Nam: Dễ tiếp cận, miễn phí hoặc chi phí thấp nên dễ đầu tư, học viên dễ sử dụng.
- Linh hoạt với nhiều dạng dự án: Từ eLearning nội bộ, lớp kỹ năng mềm cho doanh nghiệp, đến mini-course chia sẻ kiến thức, khóa học thương mại hóa,...
- Giúp mình làm chủ được quy trình: Không bị phụ thuộc vào “tool người ta dùng”, mà xây dựng được workflow riêng cho chính mình.
Gợi ý cho bạn mới vào nghề: Hãy chọn một combo làm được việc – rồi làm chủ nó
- Đừng cố học hết mọi công cụ cùng lúc – dễ nản lắm. Mình cũng đã từng "sa đà" vào tool quá mức cần thiết. Làm đến đâu - học đến đó là cách tiếp cận hợp lý đó bạn.❤️
- Hãy chọn 3–5 công cụ cơ bản, học sâu qua các mini project thật hoặc giả lập (ví dụ: tự làm một bài học 5 phút về một chủ đề mà bạn thích từ A–Z).
- Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu? Combo mình chia sẻ ở trên có thể là một gợi ý đáng thử.
Tool sẽ thay đổi theo thời gian. Nhưng một khi bạn hiểu bản chất của việc thiết kế học liệu, thì dù dùng công cụ gì, bạn vẫn sẽ làm được những sản phẩm có giá trị thật cho người học.
Học kỹ năng – không phải để biết, mà để làm được
Khi mới chạm vào nghề Instructional Design, mình cứ nghĩ mình phải học hết mọi mô hình, dùng được mọi công cụ, làm ra khóa học “hoành tráng” mới là chuyên nghiệp.
Nhưng đi một đoạn đường rồi, mình mới hiểu:
Trở thành Instructional Designer không phải là chuyện học thật nhiều, mà là học đúng thứ – đúng lúc – và ứng dụng được vào công việc thực tế.
5 kỹ năng mình chia sẻ trong bài – từ phân tích nhu cầu, thiết kế nội dung, viết kịch bản, giao tiếp với chuyên gia đến sử dụng công cụ – không phải để bạn “thuộc lòng”, mà để bạn chọn lấy một điểm bắt đầu phù hợp với mình.
- Có thể bạn giỏi viết, thì bắt đầu từ script.
- Có thể bạn thích thiết kế, thì thử storyboard trước.
- Còn nếu bạn vẫn đang mơ hồ, thì kỹ năng phân tích nhu cầu học tập là nơi đáng để dừng lại và đào sâu đầu tiên.
Instructional Design không phải là một đích đến. Nó là hành trình vừa học – vừa làm – vừa tinh chỉnh.
Và mình tin: bạn không cần trở thành “chuyên gia” ngay lập tức, bạn chỉ cần trở nên tốt hơn một chút mỗi lần làm là sẽ được thôi.❤️
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, mình rất vui nếu bạn để lại một bình luận để góp ý cho những ai mới vào nghề, chia sẻ cho bạn bè đang muốn tìm hiểu về nghề này.
Nếu bạn cũng đang trên hành trình của một ID-er thì hãy "follow" mình để chúng ta cùng nhau học hỏi nhé.❤️
Thân mến,
Dũng Phan | Instructional Designer
Comments
Post a Comment